¿Cómo entregas las actas de reunión?

Si tu primer pensamiento ha sido “¿Actas de reunión? ¿Para qué? ¿Alguien se las lee?” entonces necesitas más que nadie leer este artículo, puesto que tu trabajo y tu futuro están seriamente comprometidos.

Suena grave ¿eh?

Pues lo es, porque lo tratado en las reuniones es suficientemente importante como para que lo revisado en ellas deba ser compartido, consensuado y conocido por todos los asistentes y afectados.

¿Por qué es tan importante?

Toda reunión debería perseguir dos objetivos: tratar  un problema o un proyecto futuro y, en consecuencia, determinar unas tareas para resolverlo o lograr su consecución.

Si el resultado de la misma no es una serie de acuerdos, tareas y responsables, entonces se trata de un tiempo perdido que podría haberse ahorrado haciendo cualquier otra acción más efectiva.

Esa serie de acuerdos deberían quedar reflejados por escrito y con conocimiento de todos los afectados, para que cada uno tenga claro qué debe hacer y para cuándo.

Entonces, ¿qué hacer? ¿Cómo proceder?

En primer lugar hay que desterrar la idea de que es necesario definir una plantilla sofisticada. Si no estás entregando por escrito los acuerdos, no empieces la casa poniendo la decoración, eso ya llegará cuando algún sistema de calidad o las normas de la empresa te obliguen.

La información mínima de un acta debería ser la misma que pudieras incluir en un correo electrónico:

  1. Asistentes: serán los destinatarios del correo, además de cualquier otra persona a la que pueda afectar lo tratado.
  2. Objetivo y Día de la reunión: asunto del mensaje.
  3. Resumen de lo hablado y Acciones a realizar: cuerpo del mensaje

Si tras cada reunión hay un documento/correo con estos puntos, tu gestión mejorará y, situaciones como la descrita en el artículo “¿Esto de quién era? cri cri“  se verán reducidas.

Adicionalmente, el típico “no sé, no recuerdo haber hablado eso” dejarás de oírlo y todos los que se hacen los tontos con la tareas que les tocan en suerte no tendrán muchas escapatorias para no hacerlas.

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