El martillo, el yunque y el fuelle

Hoy en día existen multitud de herramientas de gestión de proyectos, muchas de ellas extremadamente complejas, que permiten disponer de información detallada acerca de cara una de las tareas, recursos, costes, desviaciones, etc.

¿Cuál es el problema general de todas ellas? Muy simple, hay que mantenerlas actualizadas, de manera habitual y no sólo cuando se realiza una revisión o una auditoría o cuando nos acordamos.

yunque

Este hecho, tan simple, es el culpable de que a menudo no se conozca el estado general de un proyecto, o que la idea que tenemos del mismo sea vaga e inexacta. Consecuentemente, en un momento u otro aparecen los retrasos, las desviaciones en costes, y los problemas.

Personalmente soy fiel a dos herramientas: una buena hoja Excel, y una herramienta simple para tener catalogadas las tareas, las mejoras y las incidencias.

Las hojas Excel de gestión que yo manejo contienen numerosos datos, y son el cuadro de mando general del proyecto.  A modo de ejemplo, suelo mantener una pestaña para: listado de módulos y estado de avance para cada uno de ellos; listado de personas involucradas en el proyecto, especialmente los analistas, los programadores y los “stakeholders”, así como el posible organigrama; listado de hitos del proyecto, crucial para un control efectivo de las desviaciones; funcionalidades previstas por entrega, en el caso de que haya diferentes versiones del proyecto; y evolución de diversos indicadores como son: grado de cumplimiento de hitos, número de incidencias/tareas/mejoras por versión o mes o cualquier otro periodo.

Obviamente, a esta lista se le puede añadir cualquier otra información que se considere interesante, y es sólo una base sobre la que ir montando un sistema de control más avanzado. Cualquiera puede intentar extrapolar esta idea a los posibles proyectos de los que es responsable para saber qué datos adicionales deberían reflejar.

Por otra parte, la mayor parte de los datos que se reflejan en el documento general de gestión deben extraerse de alguna fuente de información actualizada. Hay que buscar dos cualidades: simplicidad y completitud.

La herramienta que nos sirva para tener controladas las tareas/mejoras/incidencias (en adelante tareas, de manera general) debe ser, ante todo, simple de usar. El principal objetivo de la gente involucrada en un proyecto debe ser realizar las tareas que le han sido asignadas, y no rellenar datos burocráticos. Considero que cuando una persona emplea más de un 2% de su tiempo en actualizar el estado de sus tareas (1 hora a la semana aproximadamente) entonces es dinero que se está perdiendo.

Hay numerosas opciones en el mercado, tanto gratuitas como de pago. No voy a recomendar ninguna en concreto, pero he usado Mantis, JIRA, Project, Bugzilla… en cualquiera de ellas es posible catalogar las diferentes tareas, conocer su grado de avance, el número de horas empleadas, e incluso agruparlas por versión. La mayor parte son sencillas de utilizar pero los informes suelen ser tediosos y no siempre dan la información que se requieren.

¿Cómo solucionarlo? Fácil: Excel. Si permiten exportar a Excel los datos en bruto, extraer informes a medida suele ser relativamente sencillo, y si se conecta con otras fuentes de datos, toda la información está en nuestra mano.

Al final, el objetivo de toda herramienta que se utilice es muy sencillo: saber en qué estado se encuentra el proyecto, empleando el menor tiempo posible en esta tarea.

Por ahora, y tras haber probado numerosas opciones, estas son las que he considerado más útiles. Sin embargo, como en cualquier aspecto de la vida, es importante seguir mejorando y aprendiendo.

¿Qué herramientas utilizáis vosotros? ¿Hay alguna que sería necesario añadir a la lista?

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2 respuestas a El martillo, el yunque y el fuelle

  1. jgomezacin dice:

    Estoy de acuerdo con el planteamiento.
    En mi caso, mis herramientas son SmartDraw y MindJet. Se que no son herramientas de planificación operativa, sino de planificación, iba a decir estratégica, pero suena pedante, son herramientas para hacer dibujitos y mapas mentales.

    Los proyectos funcionan por las personas, y las personas fucnionan si saben hacia donde van y por el camino ven indicadores de velocidad o cambio de sentido. Un buen equipo de direccion de proyecto debe combinar el SmartDraw con el Excel, y tener claro que la clave son las personas.

  2. Sergio Pérez dice:

    De manera general, me hace resulta muy curioso leer acerca de teoría de proyectos, donde todos los autores insisten en el alcance, los costes, el tiempo, la calidad… pero eso son objetivos generales, nadie explica de manera práctica cómo lograrlos.

    Hay tres elementos que son fundamentales: establecer hitos que permitan acercarnos a la meta, tener un equipo motivado y, sobre todo, tener claro cuál es el objetivo, qué hay que construir exactamente.

    Realmente da igual qué conjunto de herramientas se utilice, son sólo medios para lograr un único fin, que es finalizar un proyecto con éxito.

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