Proyecto Cucaracha

Hace tiempo escribí acerca de los Proyectos Bomba, que son aquellos que debemos asumir a pesar de que sepamos con certeza que van a suponer un problema y un riesgo para todos los involucramos.

Hay otro tipo de proyectos, también nocivos para una organización, y son los Proyectos Cucaracha.

¿Cómo reconocerlos? No son tan evidentes como los del otro tipo, pero algunas señas de identidad son características.

1. El cliente lo pide pero no está muy convencido de su necesidad ni de su utilidad. Sólo sabe que tiene un problema y espera que se construya algo que se lo solucione.

2. No están claras las funcionalidades ni la evolución que tendrá en el futuro. Los plazos son cortos y el presupuesto mínimo.

3. De repente, pasan a ser críticos para el cliente, y mágicamente se reduce todavía más el plazo.

4. La primera vez que el cliente lo ve, se da cuenta de que no es lo que necesitaba, pero evita reconocerlo y se pone en producción, generalmente con todos los problemas imaginables.

5. Al mes de haberlo puesto en marcha, y tras haber trabajado más tiempo en resolver incidencias y realizar cambios que en el propio desarrollo, se comprueba que prácticamente nadie usa el proyecto.

¿Por qué se llaman Proyectos Cucaracha?

Siguiendo el símil con el anuncio de televisión:

A. Nacen: de repente, alguien los idea, se les ocurre como respuesta a un agujero negro que saben que existe en la organización.

B. Crecen: los problemas, las funcionalidades, todo menos los plazos.

C. Se reproducen: a partir del primer planteamiento se ramifican más ideas, más proyectos cucaracha, más, más, más.

D. Mueren: es lo que más frustración produce. Una vez se ha hecho el esfuerzo para poder cumplir con el proyecto, se han invertido horas extras y se han superado todas las dificultades posibles, suele quedarse en un rincón esperando a que alguien lo use, cosa que apenas sucede.

Generalmente este tipo de proyectos terminan acumulándose en un servidor de la empresa cliente, de modo que, meses o años más tarde, cuando puede que ni el promotor ni el autor estén ya en la empresa, alguien se pregunte para qué sirven, quién los usa y si son necesarios.

Lo peor es que las respuestas más habituales suelen ser: ni idea, no sé, a mí que me preguntas.

A pesar de que son fáciles de identificar ya en la primera reunión, muchas veces son inevitables (se combinan con los Proyectos Bomba).

No hay recetas mágicas, más allá de aplicar el sentido común y, ocasionalmente, poner un par de velas en el Pilar: documentar todo de manera correcta y actualizada para poder responder el día de mañana; involucrar a los interesados para que sientan como suyo el proyecto; promocionar el proyecto en el cliente con el fin de que exista una masa de usuarios suficiente, etc.

¿Tenéis experiencia con proyectos de este tipo? ¿Qué se puede hacer para reducir los riesgos que producen?

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