¿Quién me certifica en esto?

Cuando asistes a un curso, seminario, o charla relativos a la gestión de proyectos, en todos ellos te hablan de recursos, alcance, tiempo, riesgos, etc. Es decir, las típicas parcelas que todo jefe de proyecto debe dominar para garantizar que llega al éxito.

Obviamente, antes de correr hay que saber andar y resulta difícil gestionar de forma correcta un proyecto si no se controlan todos los aspectos básicos.

Sin embargo, cuando ya te has enfrentado a varios proyectos, con diversos tipos de personas a tu cargo, te das cuenta de que eso que has aprendido no es suficiente, ya que se trata sólo de teoría. Es un caso similar al de obtener el carnet de conducir: te enseñan las señales de tráfico, las prioridades, las normas legales, pero, a pesar de las clases prácticas, no llegas a conocer las normas no escritas de la conducción, esas que aprenden en el día a día cuando sales a la jungla del asfalto tú solo tras el volante.

En el caso de la gestión de proyectos ocurre lo mismo.

Puedes crear un diagrama Gantt con el plan detallado de todas las actividades e hitos.

Puedes rellenar una matriz de riesgos, ponderándolos de la manera más objetiva posible.

Puedes hacer estimaciones de esfuerzos y asignación de tareas basados en cálculos complejos de puntos función.

Sin embargo, nadie te enseña cómo debes reaccionar cuando uno de los integrantes de tu equipo decide acercarse a ti y contarte un problema personal.

Tampoco nadie te enseña cómo lograr que esa persona confíe en ti, ni cómo mantener motivado al equipo, ni cómo delegar tareas, ni cómo pedir a una persona que se quede más allá de su tiempo de trabajo porque el proyecto debe terminarse en el plazo establecido y hay una desviación, ni cómo decirle a alguien que no vale y que es mejor que busque otro empleo.

Todo ello son habilidades que si bien no son objeto de examen cuando obtenemos, por ejemplo, una certificación PMP, sí forman parte del día a día como gestores y que no tenemos más remedio que aprender o los problemas nos superarán.

Entonces, ¿cómo hacerles frente? ¿Cómo resolver este tipo de problemas?

Yo creo que hay cuatro pasos fundamentales:

1. Ponerse en el lugar de la persona que los sufre: ¿qué nos gustaría escuchar si estuviéramos en su situación? No siempre funciona, ya que cada persona es diferente, pero si logramos conectar de esta manera ya tenemos el primer paso dado.

2. Determinar cómo afecta al proyecto este problema y su gravedad.

3. Plantear alternativas que sean válidas para el proyecto y para la persona que tiene el problema.

4. Ser consecuentes con la decisión tomada y ser conscientes de que será el nivel con el que nuestro equipo mida futuras situaciones (por desgracia, el nivel de similitud lo suele establecer el afectado y no nosotros).

Obviamente, cada problema deberá ser analizado individualmente ya que no es lo mismo (para algunas personas puede llegar a serlo) que nuestro perro se haya lastimado una pata que la defunción u hospitalización de un familiar.

Lo mejor es aprender de lo que ocurre a nuestro alrededor, ya sea con nuestros inmediatos superiores o a través del ejemplo ajeno de otros compañeros.

Además, como siempre, es imprescindible aplicar el sentido común y ser rigurosos con nuestras decisiones, ya que cada una de ellas será tomada como “jurisprudencia” para futuras situaciones.

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